Projekte erfolgreich managen

Der Autor Beat Dietziker ist Geschäftsführer der TenStep Central Europe GmbH. TenStep ist weltweit in über 15 Ländern vertreten und hat sich in die Entwicklung von prozessorientierten Business-Methoden, deren Beratung und Ausbildung spezialisiert.

Kontakt zum Autor: Beat Dietziker, Tel.: 056 402 02 56, beat.dietziker@tenstep.ch.

Projektmanagement ? die Erwartungen erfüllen

Sicher sind Sie meiner Meinung, dass alle Organisationen versuchen, ihre Projekte erfolgreich durchzuführen. Projektmanagement führt kein ?Mauerblümchen-Dasein? mehr und ist nicht nur grossen Vorhaben und speziellen Branchen vorbehalten. Im Gegenteil, Organisationen, welche ihre Projekte nicht gut führen, verfügen über schlechtere Karten gegenüber Ihren Mitbewerbern. Sicher nicken Sie auch, wenn ich behaupte, dass die Verwendung von gleichartigen Abläufen hilft, Projekte schneller und kostengünstiger zu realisieren. Auch wenn Sie nur ?einfache? Methoden einsetzen; Sie können bei ähnlichen Projekten immer darauf zurückgreifen.

In vielen Unternehmen besteht eine grosse Kluft zwischen den Erwartungen an ihre Projekte und den Resultaten, die sie tatsächlich erhalten. Nachstehende Merkmale unterstreichen diese Feststellung:

• Projekte werden verspätet abgeschlossen, übersteigen das Budget oder erfüllen die Erwartungen nicht.
• Vorgesehene Methoden und Techniken werden vom Projektleiter nicht konsequent angewendet.
• Das Projektmanagement ?reagiert? nur und liefert keinen sichtbaren Nutzen.
• Die benötigte Zeit für das Projektmanagement fliesst nicht in die Planung ein.
• Projektmanagement wird als ?bürokratisches? Übel und unnötigen Kostenfaktor angesehen.
• Projekte sind trotz mangelnder Planung und ungenügendem Projektmanagement ?erfolgreich?, obwohl Stress und Überstunden die gesamte Laufzeit des Projekts begleiten.

Wie oft haben Sie schon von Projekten gehört oder waren sogar selbst daran beteiligt, die fehl schlugen? Hatten Sie schon einmal die Gelegenheit, sich Gedanken darüber zu machen, was wirklich falsch lief? Haben Sie sich dann auch gesagt: ?Hätten wir uns nur mehr Zeit für die Planung genommen.?

Im privaten Umfeld planen wir tagtäglich. Alles was wir für wichtig halten, wird abgewägt, Chancen ermittelt, Kosten errechnet und erst wenn wir uns sicher sind, schreiten wir zur Tat. Auch im Projektmanagement ist der erste Schritt zum Erfolg die ausführliche Planung des Projekts. Trotz oder gerade wegen immer engeren Terminen, der grossen Versuchung oder des Zwangs, das Projekt so bald wie möglich zu beginnen. Dem Motto folgend ?Sag mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet? müssen Sie sich im Voraus über die Leistungen und das Projektergebnis im Klaren sein. Sie müssen wissen, wann das Projekt fertig gestellt sein soll, was es kosten soll, wer die Arbeit leisten wird und wie sie ausgeführt werden soll. Zusammenfassend erfüllt die Planung folgende Zielsetzungen:

• Das Projektteam, die Kunden und der Auftraggeber verständigen und einigen sich über die Projektziele, Resultate, Inhalt und Umfang, Risiken, Kosten, und die Vorgehensweise, etc.
• Bestimmen Sie, ob das Projekt noch Sinn macht. Bei Initiierung des Projekts werden die Projektkosten und -dauer in der Regel grob geschätzt - vielleicht bis auf +/- 50 % genau. Nun, dank der Detailplanung sollten Sie in der Lage sein, an eine Toleranz von +/- 10 % heranzukommen. Diese zusätzliche Verfeinerung kann dazu führen, dass die Schätzungen wesentlich höher ausfallen und damit das Projekt keinen Sinn mehr macht.
• Sicherstellen, dass die Ressourcen auch bereitstehen, wenn Sie sie benötigen.
• Verfügbarkeit von Budget und Messwerten, mit denen der Fortschritt verglichen werden kann.
• Durch Terminplanung, Meilensteine und abgestimmte Kontrollprozesse die Arbeiten vorausschauend angegangen werden können.

Nutzen: Durch die Nutzung von standardisierten Methoden zur Definition und Planung werden Erwartungen konkretisiert und sichergestellt, dass die richtige Arbeit gemacht wird. Es kann sogar zum Abbruch eines Projekts führen, wenn es keinen brauchbaren Nutzen mehr bringt. (Was eine gute Sache ist).

Warum immer alles neu erfinden? Es liegt auf der Hand, dass es schneller und kostengünstiger ist, auf etwas Bestehendem aufzubauen. Wenn Ihre Organisation Projektmanagement-Prozesse und -Vorlagen entwickelt hat und diese stetig von Projekt zu Projekt verwendet, spart jeder Zeit. Die Prozesse werden von den Projektmitgliedern getragen und sind eingespielt.

Nutzen: Allgemein verständliche Projektmanagement-Prozesse und -Vorlagen sparen Zeit und Geld, anstatt alles immer neu zu erfinden.

Aktives Projektmanagement schützt vor Problemen

Nutzen: Mit ?aktiven? und konsistenten Prozessen werden Projekte schneller, kostengünstiger und mit einem hohen Qualitätsgrad abgewickelt.

Aktive Kommunikation ist ein Erfolgsfaktor. Bessere Kommunikation mit Kunden und Projektbeteiligten bedeutet deren Erwartungen vollends zu erfüllen. Sie beugen mit aktiver Kommunikation vielen Problemen vor. Ein Grossteil der Konflikte entsteht nicht aufgrund irgendeines speziellen Problems, sondern weil die Projektbeteiligten überrascht werden. Standardisierte Projektmanagementprozesse konzentrieren sich grundsätzlich auf formale und informelle Kommunikation, durch die es zu weniger Überraschungen kommt.

Nutzen: Mit aktiver Kommunikation werden die Erwartungen der Projektbeteiligten besser erfüllt und Missverständnissen vorgebeugt. Zudem tragen bessere Informationen auch zu besseren Entscheidungen bei.

Mit Hilfe von Qualitätsmanagement-Prozessen wird sichergestellt, dass die Arbeiten bereits beim ersten Mail in hoher Qualität ausgeführt werden. Schon beim Einsatz von einfachen Qualitätsmanagement-Prozessen werden Sie eine höhere Qualität erreichen und Zeit und Kosten für Nacharbeiten sparen. In vielen Projekten ist alles in Ordnung bis der Endtermin immer näher rückt. Dann gibt es auf einmal Probleme, viele Nacharbeitungen und Verbesserungen sind notwendig und der Endtermin ist gefährdet.

Nach diesen Zeilen fragen Sie sich vielleicht, warum nicht jeder Projektmanagement-Prozesse nutzt. Warum nutzen Sie sie nicht?

Es gibt einige Stolpersteine

1. Die Einführung von Projektmanagementprozessen erfordert Überzeugungsarbeit und ist keineswegs eine kurzfristige Angelegenheit. Leider meinen viele Führungskräfte, dass es mit einem Kauf eines Softwareprogramms oder einem ?Crash-Kurs? getan ist. Projektmanagement ist ein Richtungswechsel, sowohl in den Verpflichtungen wie auch in der Arbeitsweise. Solche Richtungswechsel müssen geplant, geprüft, durchgesetzt und gelebt werden.
2. Es ist schwierig, ein guter Projektmanager in einer Organisation zu sein, welche die Werte des Projektmanagements nicht schätzt. Um effektiv und erfolgreich zu sein, muss die gesamte Organisation hinter Ihnen stehen und die Prozesse unterstützen. Sie müssen sich auch sicher sein, dass Sie alle Projektbeteiligten im Boot haben. Dazu benötigen Sie Rückendeckung.
3. Vielfach ist es nicht eine Frage des Willens, sondern eine Frage der Kenntnisse. Oft müssen Leute Projekte ohne genügende Ausbildung oder Erfahrung übernehmen. Daraufhin mühen sie sich in ihren Projekten ohne gutes Rüstzeug ab und dürfen für alles gerade stehen, was sie nicht verbrochen haben.
4. Niemand fühlt sich für das Projektmanagement verantwortlich. Projektmanagement-Kompetenz und -Prozesse fallen nicht einfach vom Himmel. Jemand muss die Initiative ergreifen und sich dafür verantwortlich fühlen. In grösseren Unternehmen werden vielfach Projektmanagement-Offices gebildet, welche diese Funktionen ausüben. In KMU-Unternehmen sollte die Initiative vom oberen Kader getragen werden.

Der erfolgreiche Einsatz einer Projektmanagement-Methode beginnt damit, dass Sie von deren Nutzen überzeugt sind. In der Tat werden bei allen Projekten bestimmte Methoden, Prozesse und Vorlagen verwendet. Falls Sie denken, Sie verwenden heute keine Methode, bedeutet dies nur, dass Ihr Vorgehen wenig vereinheitlicht und nicht formalisiert ist.

Es gibt zwei Ansätze, gute Projektmanagement-Methode anzuwenden:

• Sie entwickeln Ihre eigene Methode, die perfekt an die Ansprüche Ihrer Organisation angepasst ist. Noch heute gehen viele Unternehmen diesen Weg.
• Sie erwerben eine Methode. Bei der Eigenentwicklung werden Sie feststellen, dass sich Ihre Methode nur unwesentlich von bereits bestehenden Projektmanagement-Methoden unterscheidet. Auch Sie werden eine Planung und einen Terminplan erstellen und sich um Projektinhalt, Risiken, Kommunikation, etc. kümmern müssen. Darum entscheiden sich immer mehr Unternehmen, eine bereits bestehende Methode zu verwenden. Diese Methoden beinhalten in der Regel alle Komponenten, die für ein erfolgreiches Projektmanagement in Ihrer Organisation notwendig sind. So nutzen Sie die Flexibilität der individuellen Anpassung und sparen sich den grossen Arbeitsaufwand, selbst eine eigene Methode zu entwickeln.

Mit der Anwendung von prozessorientertem Projektmanagement managen Sie Ihre Projekte professioneller und erfolgreicher. Auf unserer Homepage www.tenstep.ch haben wir unsere Projektmanagementprozesse und wichtige Wordvorlagen veröffentlicht. Bei Fragen und Anregungen schreiben Sie mir doch bitte ein E-Mail an beat.dietziker@tenstep.ch.