Laut jüngsten Zählungen befinden sich pro Tag mehr als 170 Milliarden E-Mails im Umlauf. Ein grosser Teil davon sind Spammails. Sind diese erst ausgefiltert, bleiben immer noch unzählige Nachrichten, die gelesen, sortiert und allenfalls beantwortet werden müssen. Alternativen zur herkömmlichen E-Mail-Kommunikation sparen viel Zeit und Mühen.

Facebook und Co. weisen neuen Kommunikationskanälen den Weg. Bereits jetzt sind die unter 25-Jährigen kaum noch per E-Mail erreichbar. Zu mühsam ist der Umgang mit den zahlreich eingehenden Mitteilungen, von denen nur wenige relevant sind und noch weniger beantwortet werden müssen. Soziale Medien wie Facebook oder Twitter sind jedoch nicht die einzigen Alternativen.

Ein Wiki für alle wichtigen Informationen

Für die interne Kommunikation eignet sich am besten ein Wiki, auf das nur die Mitarbeitenden Zugriff haben. Die Software, mit welchem ein Wiki erstellt werden kann, ist kostenlos bei www.mediawiki.org erhältlich. Das bekanntest Beispiel eines Wikis ist Wikipedia. In einem Wiki können aktuelle Informationen oder neueste Ideen zu laufenden Projekten, diverse Prozessabläufe, täglich aktualisierte Arbeitslogs oder wichtige Bemerkungen zu Kunden einfach, gut auffindbar und für alle zugänglich abgelegt werden. Auch eine Wissensdatenbank kann damit aufgebaut werden oder eine Sammlung von Anleitungen zu Routinearbeiten.

Der Vorteil eines Wikis besteht darin, dass man die Informationen immer genau in dem Moment vorfindet, in dem man sie auch wirklich braucht. Und zwar auf aktuellstem Stand, vorausgesetzt, alle pflegen ihre Inhaltsbereiche zuverlässig. Der Umstieg auf ein Wiki reduziert in den meisten Firmen den internen E-Mail-Verkehr erheblich. Vor allem die leidigen Streuinformationen mit vielen Empfängern von Mail-Kopien können so stark vermindert werden.

Kurznachrichten für die Gruppen Kommunikation

Möchte man schnell und unkompliziert einer Gruppe von Menschen etwas mitteilen, eignen sich diverse Kurznachrichtendienste. Skype beispielsweise, Twitter oder auch die Huddle-Funktion von Google-Plus. Mit Skype lassen sich per Mehrfachauswahl andere Teilnehmende auswählen und als Gruppe anschreiben. Um Tweets, so heissen die Kurznachrichten, die man über Twitter versendet, nur einer begrenzten Gruppe von Lesern zugänglich zu machen, muss man seine Tweets auf privat stellen und die entsprechenden Gruppenmitglieder einzeln einladen. Flexibler und einfacher ist die Huddle-Funktion von Google-Plus. Mit wenigen Klicks können alle Gesprächsteilnehmenden eingeladen werden und miteinander diskutieren, die Konversation bleibt archiviert und kann bei Bedarf nachgelesen werden.

Alternativen zur schriftlichen Kommunikation

Der relativ junge Dienst Google-Plus bietet weitere Alternativen zur E-Mail-Kommunikation. Mit einem sogenannten Hangout können Videokonferenzen durchgeführt werden. Auch eine Skype-Konferenz via Telefon oder Video eignet sich gut, um schnell und dialogorientiert Fragen zu klären oder Informationen weiterzugeben. Eine zehnminütige Konferenz ersetzt schnell ein Dutzend E-Mails und spart dadurch viel Zeit. Nicht nur auf Führungsebene, wo gemäss aktuellen Umfragen bis 20 Arbeitsstunden pro Woche für das Lesen und Schreiben von E-Mails aufgewendet wird. Im französischen IT-Unternehmen Atos Origin erhält beispielsweise jeder der 78 500 Beschäftigten rund 200 E-Mails am Tag, viele davon intern. Deshalb hat die Geschäftsleitung entschieden, firmenintern vollkommen auf E-Mails zu verzichten und dafür Social-Media-Tools einzuführen, in denen Informationen auch gezielt gefiltert werden können.