Effizientere E-Mail-Kommunikation

E-Mail hat die Kommunikationbeschleunigt. Was früher tagelang per Post unterwegs war, fast unleserlich ausdem Faxgerät kroch oder nur übermittelt werden konnte, wenn sich zwei zumselben Zeitpunkt am Telefon einfanden, eilt jetzt blitzschnell um die halbeWelt. Oder innerhalb derselben Firma von Büro zu Büro. Doch einfacher ist dieKommunikation deshalb nicht geworden. Und schon gar nicht weniger aufwändig.

Überblick behalten
Daniela A. Caviglia

Die grösste Herausforderung bei derE-Mail-Kommunikation ist die tägliche Mailflut. Unverzichtbar ist ein guterSpamfilter, idealerweise auch im Mailprogramm, der die eingehende Postvorsortiert. Darüber hinaus hilft es, im Posteingang Unterordner anzulegen, indie entsprechende Mails von Hand oder mit einem automatischen Filter oder einerRegel abgelegt werden. Wer beispielsweise mehrere Projekte betreut, legt fürjedes einen eigenen Ordner an. In diesen legen Sie die E-Mails ab undbearbeiten Sie, wenn Sie sich das nächste Mal um dieses Projekt kümmern. Dasverhindert, dass Sie sich laufend in verschiedenen Themenbereichen verzetteln,in die Sie sich jeweils erst einarbeiten müssen. Legen Sie auch eigene Ordnerfür Newsletter oder Newsdienste an, die Sie abonniert haben. So füllen sienicht Ihren Posteingang, wenn Sie mal keine Zeit haben, sie zu lesen.
Prioritäten richtig erkennenE-Mails sind sehr laut. Oftmals imwahrsten Sinne des Wortes. Bei jeder neuen E-Mail verlangt ein aufdringlicherTon oder ein unübersehbares Blinken unsere Aufmerksamkeit. Stellen Sie dieseBenachrichtigungen ab, denn keine E-Mail ist so dringend, dass man sich auf derStelle darum kümmern muss. Das gilt auch für E-Mails, für deren BeantwortungSie mehr als ein, zwei Minuten brauchen. Oft ist es besser, den Absender kurzzu informieren, dass Sie seine E-Mail fristgerecht beantworten werden und sichdiese Aufgabe zu terminieren, als jeden Tag alle Mails abarbeiten zu wollen.Richten Sie sich unterschiedliche Signaturen ein, das geht in den meistenProgrammen problemlos. So können Sie kurze Informationen, wiederkehrendeErinnerungen oder Antworten gleich in die Signatur hinein schreiben und müssenSie nicht jedes Mal von neuem eintippen (siehe Musterbeispiele).
Anderen helfen ? Betreff clever textenAlle kämpfen darum, die E-Mail-Kommunikation effizienter abzuwickeln undden Überblick zu behalten. Enthält bereits der Betreff hilfreicheRegieanweisungen, fällt es den Empfängern leichter, die Priorität der Mailkorrekt einzuschätzen. Setzen Sie beispielsweise ?Info:? zuvorderst in dieBetreffzeile, wenn Sie gar keine Antwort erwarten. Oder ?Bitte um Termin:?, ?Zubeantworten bis:?, ?Zur Ablage:? usw. Mit dem richtigen Betreff, vorgetextetenAntworten und themenbezogenen Unterordnern wird E-Mail-Kommunikation zu einerArbeitserleichterung. Ein beinahe oder gar ganz leerer Posteingangs-Ordnervermittelt ein gutes Gefühl, schafft Freiräume für kreatives Arbeiten und wecktwieder die Lust auf schnelle, effiziente Kommunikation.