Akquiseist für viele Einzelkämpfer ein rotes Tuch — Ansprechen, Präsentieren, manchmalauch "Hausieren" — das auch noch nebenbei. Das scheint im hektischenAlltag unmöglich. Mit den richtigen Strategien ist das aber kein Problem.Smalltalk, CRM Marke Eigenbau oder ein intelligentes Zusatzgeschäft — es gibtviele Möglichkeiten, die Auftragsbücher zu füllen.

Von Hanspeter Reiter

Clevere Kontaktpflege hilft am besten

Sonja Klatsch (Name geändert) ist Beraterin, Coachund Projektmanagerin im Bereich Human Relations (HR). Früher war sieangestellte Personalleiterin und setzt ihr Know-how aus Arbeitsrecht undPersonalführung in freier Mitarbeit ein. Ihre Aufgaben erledigt sie tageweiseim jeweiligen Unternehmen, neue Projekte erhält sie durch Mundpropaganda undhat sich bisher kaum Gedanken gemacht, weitere Kunden gewinnen zu sollen. Dochdann bemerkt sie, dass es bei Ihrem größten Kunden nun um Outplacement gehtstatt vorher Personalsuche. Was tun, fragt sich Sonja Klatsch.

Sie kennen noch den guten alten „Tante-Emma-Laden“?Der kleine Händler an der Ecke mit dem Gemischtwarensortiment, bei dem es mehrgab als nur die Ware: Das Schwätzchen, heute Small-talk genannt. Das Neuesteaus dem Viertel – und eine exzellente Beziehungspflege: Tante Emma wusste umdie besonderen Geschmäcker ihrer Kunden: Dürfe es denn auch der übliche Kaffeesein?! Und auch Großhandels-Vertreter Müller wusste bestens über seineEinkäufer Bescheid: Gratulation zum Geburtstag, vielleicht sogar mitBlumenstrauß oder einer passenden Flasche Wein. Der letzte Urlaub des Kundenwie der Schuleintritt des Jüngsten, Freizeitinteressen und selbstKrankheitsgeschichten durften angesprochen werden. Mithilfe von Karteikartenschaffte Herr Müller das, bei vielen hundert Kunden derartige Details im Kopfzu behalten. Später wurden auf dem Computer Notizen aus wöchentlichenVerkaufsreports gespeichert und mit der Tourenplanung einer Woche ausgedruckt:„Beziehung pflegen“ lautet das Zauberwort bei Tante Emma wie bei Herrn Müller –mit den Kunden leben.

Was kann das für Sie in Ihrer Expertenrollebedeuten, der dafür sorgen möchte, jederzeit ein gut gefülltes Auftragsbuch zuhaben? Schon früh kamen Marketingmenschen auf den Trichter, systematischesVorgehen zu visualisieren – mithilfe eben eines Verkaufstrichters: Je mehr Sieoben in den breiten Schlund hinein geben, desto mehr wird letztlich aus demschmalen Hals des Trichters heraus kommen. Je mehr Kontakte, Interessenten,Klienten Sie haben, desto gesicherter kommen Aufträge wieder nach. Das belegtdas Gesetz der großen Zahl, umgangssprachlich „Wer hat, dem wird gegeben!“.Deshalb halten viele Freiberufler bewusst Augen und Ohren offen. Nehmen Sie zumBeispiel eine Bahnfahrt: Sie kommen mit einem Mitreisenden ins Gespräch:aufgrund einer Verspätung, dem besonders guten Service oder eines Buches. Nunist der Zielbahnhof erreicht. It´s so easy - einfach Visitenkarten tauschen:voila!

Kontakte regelmäßig knüpfen, ausbauen und in Kontrakte wandeln

Wichtig dabei ist (außer mit Bahn oder Flieger zureisen, weil Sie häufiger Kontakt haben als per Auto), alles Relevante wirklichaufzuschnappen und so aufzubereiten, dass „im Fall des Falles“ aus einemKontakt ein Kontrakt werden kann. Gehen Sie am besten so vor:

• Kontakt annehmen – etwa durch Austauschvon Visitenkarten (und einer Notiz darauf: wann? Wo?)
• Kontakt bestätigen – durch eine kurzeGesprächsbestätigung per E-Mail und/oder durch Kontaktaufnahme via Xing odereinem ähnlichen Portal
• Kontakt CRM-en. Was mit diesem „CustomerRelationship Management“ konkret gemeint ist, dazu kommen wir gleich.
• Womit aus dem ersten ABC (annehmen –bestätigen – CRM-Eingabe) ein weiteres ABC entsteht:
• in CRM aufnehmen – das kann auch Xing(www.xing.de) oder Pulse sein (www.plaxo.com, Ihr virtuelles Adressbuch)
• in CRM bewerten (wofür – Thema; wann, beiwelcher Gelegenheit kennen gelernt; mit wem in Verbindung bringen usw.)
• in CRM chronologisieren:Wiedervorlage wann, also konkret datieren oder Frequenz eingeben, etwa „alledrei Monate ansprechen“, zu Termin einladen usw.

Ein drittes „ABC“ bauen Sie bei der Kundenbewertungein, indem Sie Kontakte und/oder Kunden nach quantitativen und/oderqualitativen Kriterien ranken:

1. A-Kunden sind jene mit höchstem Wert:Umsatz mindestens in den letzten zum Beispiel zwei Jahren;Auftrags-Wahrscheinlichkeit sehr hoch; bereits mit allen notwendigenGesprächspartnern verhandelt.
2. B-Kunden liegen deutlich darunter;Messe-Kontakte können dazu zählen oder schlicht alle Interessenten zwischensechs und zwölf Monaten „Alter“. Wen zählen Sie dazu?
3. C-Kunden sind eher „Hoffnungskunden“: Derletzte Auftrag liegt schon zum Beispiel länger als zwei Jahre zurück; sie habenIhren Newsletter abonniert oder auf Ihr Angebot via Xing positiv reagiert,einen bestimmten Artikel von Ihnen als pdf zu erhalten, ohne nach ErhaltFeedback zu geben. Wer fällt Ihnen ein?

Sobald die erste Vorarbeiterledigt ist, kommen aus der Wiedervorlage immer nur kleine Portionen, die Siedurchaus nebenbei bearbeiten können. Es bleibt Ihnen vorbehalten, eineWiedervorlage zu verschieben – oder sich Kontakte früher als geplant heraus zugreifen, weil ein bestimmtes Thema akut wird, das für diesen Kontakt (aus deroben erwähnten Bahnfahrt) relevant sein könnte. Wenn Sie Ihre Kontakte zudem„taggen“, also mit Finde-Stichwörtern versehen, erweitern Sie IhreMöglichkeiten: etwa „Bahn“, „Buch“, „Messe“ und natürlich fachlich relevanteThemen. Wenn Sie sich schlicht vornehmen, in dieser Art mit Ihren Kontaktenumzugehen, ist das bereits „CRM als Philosophie“. Und wie behalten Sie mehr undmehr Kontakte „im Griff“?
Professionelle Software-Solutions „wer mag“

Tatsächlich gibt es mehr oder weniger aufwändigeSoftware, mit deren Hilfe Sie relevante Daten verwalten können: Cobra bietetauf MSOffice basierende Programme, Grutzeck hat die seinen ursprünglich alsKontakt-Management-Software positioniert, Siebel, PeopleSoft und inzwischenauch SAP bieten sagenhafte Kombinations- und Selektions-Möglichkeiten auch alsLeasing mit monatlicher Rate. Eine aktuelle Übersicht bietet immer uptodate dasFachmagazin Computerwoche www.computerwoche.de/knowledge_center/crm/: Sie gebenIhre gewünschten Kriterien in eine Fragemaske ein und erhalten Vorschläge fürSie sinnvoller CRM-Programme zur Auswahl. Denn es gilt „You only shouldmeasure, what you can manage!“ – frei übersetzt: Tun Sie sich den „Tort“ vonEingabe, Pflege und Selektion nur an, wenn Sie diese Daten auch nutzen wollenund können. Für Mailings, E-Mail-Newsletter, Telefonmarketing,Messe-Einladungen.

DIY-Lösungen (via Outlook undExcel) und Webtools

Managen Sie ab sofort Ihre Kontakte zum Beispielvia www.google.com/mail/help/intl/de/about.html – das spart Ihnen Ausgaben fürSoftware und viel Speicherplatz auf dem Rechner: Ihre Daten werden extern auf einemSpeicher gehostet und sind (hoffentlich) nur für Sie greifbar, über Nutzernameund Passwort. Zugriff von überall zu jeder Zeit mit welchem Gerät auch immer –das gilt auch für www.plaxo.com: Pulse wirbt damit, Ihr mobiles Notizbuch zuwerden. Im Allgemeinen ermöglichen dieses Tools und Communities übrigens, dassSie andere registrierte User mit Ihrem Adressbuch abgleichen und gegebenenfallsIhre Kontakte automatisch in Ihr neues „Adressbuch“ übernehmen – so aus AOL,Outlook und anderen. Vielleicht wählen Sie auch social networks wie Xing oderLinkedin, um mit Ihrem definierten Kontaktkreis intensiv im Austausch zubleiben…Sie sind eher vorsichtig, was das Hinterlegen Ihrer Daten und jenerIhrer (wichtigen!) Kontakte „irgendwo im Internet“ angeht? Dann wählen SieOffice-Software (oder vergleichbare), mit der Sie Ihre Daten pflegen:Excel wie auch Outlook bieten meist genügend Möglichkeiten, erfasste Daten nachStichworten oder Kategorien zu selektieren und zu sortieren. Zwar ist Outlookprimär ein Mail-Programm und Excel eines für Kalkulationen. Doch wenn Sie sich„Hilfe“ oder auch die Begleitbücher anschauen, stoßen Sie auf interessanteInformationen auch zum Kontaktmanagement.

Zusatzverkäufe während des Projekts

Weiter führende Medien zu seinem präsentiertenThema bietet mancher Trainer erfolgreich an, siehe das Beispiel von GregorStaub, dem Gedächtnistrainer aus der Schweiz: Im Anschluss an seineVeranstaltungen verkauft er seine Audioprogramme, und kann sogar teilweise aufein Vortragshonorar zu verzichten. Welche Produkte oder Dienstleistungenkönnten Sie bei Ihren Projekten verkaufen? Manche Berater, Programmierer oderGrafiker verkaufen das nächste Projekt während der Laufzeit des aktuellen mit –oder finden eine weiteres Thema für einen Einsatz an anderer Stelle imUnternehmen. Oder Sie provozieren für ein gleiches (oder ähnliches) Projekteine Empfehlung: „Wer sonst sollte von meinen Diensten profitieren?“ oder „Fürwen sonst könnte … auch interessant sein?“. Welche Formulierung werden Sie beinächster Gelegenheit testen?

Analysieren Sie den möglichenErfolgsgrad

… und konzentrieren Sie Ihre Nebenbei-Akquise auf„best chance“, also die „A-Kontakte“ anzusprechen und B sowie C hintan zustellen. Denn natürlich ist es mental wie organisatorisch einfacher zurealisieren, einige wenige Telefonate oder auch E-Mails zu planen,durchzuführen und nachzufassen als dies mit „zig“ oder gar mehreren hundert zutun… Und damit Sie sich beim Gespräch mit Ihrem „Topp-Wunsch-Kandidaten“einfach hundertprozentig sicher sind, optimal zu verhandeln, sprechen Siezunächst jenen Kontakt an, der für Sie in der Wahrscheinlichkeit eines Auftragsan dritter Stelle steht, dann Nummer 2: Dann erst folgt Nummer 1!

So kann eine professionelle Lösung aussehen: SonjaKlatsch greift auf ihre Kontakte in der IT zurück und besorgt sich günstig dieLizenz für ein Standard-CRM-Programm, frei von „Schischi“. Innerhalb wenigerWochen hat sie so nebenbei ihre Kontakte aus allen möglichen papiernen wieelektronischen Verzeichnissen darin erfasst und bewertet. Nun spricht sie immermal wieder nebenbei den einen oder die andere daraus an, wie es ihr gerade inden Kram passt! Sie verschickt mal die pdf eines Artikels oder fragt, ob derBesuch einer Messe geplant sei, auf der auch sie sein wird. Sie bleibt auf demLaufenden – beiderseits...

Zum Buch

Hanspeter Reiter
Allein erfolgreich – Akquise einfach so nebenbei
Verkaufen, Marketing und PR für Berater, Freelancer und Trainer

119 Seiten, zahlreiche Abbildungen, 21,80 Eur[D] / 22,50Eur[A] / 35,90 CHF UV, ISBN: 978-3-869800-03-, September 2009

Der Autor

Hanspeter Reiter ist ein Geheimtipp in punkto intelligente Vermarktung fürEinzelkämpfer. Mit mehr als 30 Jahren Berufserfahrung als Trainer, Berater undFreelancer zählt er zu profiliertesten Experten im mehrstufigen Verkauferklärungsbedürftiger Dienstleistungen. www.reiter-medienconsulting.de