Damit eine Medienmitteilung in Zeitungen veröffentlicht wird, ist nicht nur deren mediengerechte Erstellung wichtig, sondern auch, wie sie an die Medien gelangt. Die Redaktionsschaffenden von Print- und elektronischen Medien sind sozusagen die Torhüter zur Öffentlichkeit. Wer sie richtig anschreibt, erhöht seine Chancen, in Medien präsent zu sein.

 

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, worauf Sie beim Presseversand achten müssen und wie Sie die Medien korrekt anschreiben. Inklusive Link zu einem Musterbrief für den Medienversand.

 

 

Die Zeiten, als Schriftsetzer Bleibuchstaben aneinander reihten, bis mit der so bestückten Platte eine Zeitungsseite gedruckt werden konnte, sind vorbei. Die technische Entwicklung hat in der Medienbranche aber nicht nur den Beruf des Schriftsetzers weggefegt, sondern vielmehr alle Aufgaben verändert. Heute sind die Redaktionen auf die vollständig elektronische Verarbeitung der Texte eingerichtet, und zwar von Anfang an. Aktuelle Umfragen bei Medienschaffenden belegen, dass Medienmitteilungen am liebsten per E-Mail empfangen werden, klassische Wege wie Post oder gar Fax verlieren immer mehr an Bedeutung.

 

Der Presseaussand per E-Mail ist jedoch knifflig. Fast zu einfach ist der Massenversand, zu schnell der Senden-Knopf betätigt. Verpönt ist der Versand von E-Mails, bei denen die Adressen der angeschriebenen Redaktionen im An-Feld sichtbar sind. Wenn nicht mit einem speziellen Mailer-Programm gearbeitet wird, dann dürfen die Adressen nur ins Bcc-Feld eingefügt werden. Am besten ist es jedoch, jede Redaktion mit einer persönlichen E-Mail anzuschreiben. Sprechen Sie die Chefredaktion oder die Ressortleitung direkt und mit Namen an, dann verbessern Sie Ihre Chancen. Die korrekten Namen und oft auch die persönlichen E-Mail-Adressen finden Sie entweder im gedruckten Impressum in der Zeitung oder im elektronischen auf der Website.

 

Redaktionsschaffende sichten täglich unzählige Informationen und entscheiden innert Sekunden, ob sie für ihre Publikation wichtig sind oder nicht. Je informativer Ihre E-Mail getextet ist, umso leichter fällt diese Entscheidung. In den Betreff Ihrer E-Mail gehört also die Kernaussage Ihrer Medienmitteilung. Und auch in den E-Mail-Text, gleich nach der persönlichen Ansprache. Vermeiden Sie werberische oder gekünstelte Formulierungen, die Redaktionen interessieren sich nicht dafür. Ebenso wichtig ist die Nennung eines Kontakts, durch den die Medienschaffenden Zusatzinformationen erhalten. Geben Sie unbedingt die direkte Telefon- oder noch besser die Mobile-Nummer und E-Mail-Adresse eines aussageberechtigten Firmenmitglieds an.

 

Ihre Medienmitteilung kopieren Sie nicht als Text in die E-Mail ein, sondern fügen sie als Anlage im Word- oder Rich-Text-Format (RTF) an. Die verschiedenen Mailprogramme von Windows und dem in der Medienbranche weit verbreiteten Mac sind nämlich nicht immer kompatibel. Während der Begleittext in der E-Mail noch einigermassen entziffert werden kann, ist die Übernahme einer mit Sonderzeichen und überflüssigen Zeilenumbrüchen verunstalteten Medienmitteilung nicht zumutbar. Texte aus Word- oder RTF-Dokumenten können jedoch problemlos übernommen werden. Bilder zu Ihrem Medientext senden Sie nicht mit, sondern stellen Sie zum Herunterladen zur Verfügung. So können Sie eine gute Auswahl an Bildern in hoher Auflösung anbieten, ohne E-Mail-Server zu sehr zu belasten.

 

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten jeden Tag rund 200 E-Mails und über zehn Prozent aller Absender ruft Sie an, um sich zu erkundigen, was Sie mit den erhaltenen Informationen zu tun gedenken. In genau dieser Situation befinden sich Redaktionsschaffende. Kein Wunder, sind telefonische Nachfasser nicht sehr beliebt. Üben Sie sich nach dem Versand in Geduld. Wenn Ihre Information wichtig genug, ausreichend mediengerecht getextet und am richtigen Ort gelandet ist, dann wird sie auch veröffentlicht.